Rückführung einer Anlage in den funktionsfähigen Zustand nach einem Schaden oder Ausfall. Im Mietrecht keine umlagefähige Betriebskostenposition.
Instandsetzung ist die Rückführung einer Anlage in den funktionsfähigen Zustand nach einem Schaden oder Ausfall. Dazu gehören Reparaturarbeiten und der Austausch defekter Teile. Nach der Systematik der DIN 31051 ist sie von der Wartung abzugrenzen, die den Verschleiß nur verzögert, und von der Verbesserung, die die Zuverlässigkeit erhöht, ohne dass etwas ausgefallen ist. Im Arbeitsschutzrecht gehört sie zur Instandhaltung (§ 2 Abs. 7 BetrSichV). Notwendige Maßnahmen sind unverzüglich durchzuführen (§ 10 Abs. 1 Satz 3).
Bei Kosten und Abrechnung ist die Instandsetzung der unplanbare Teil. Im Mietrecht gehört sie nicht zu den Betriebskosten: Nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV zählen Kosten, die während der Nutzungsdauer aufgewendet werden müssen, um durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehende Mängel zu beseitigen, nicht zu den Betriebskosten. Das betrifft Wohnraum, für Gewerberaum gilt, was vertraglich vereinbart ist. Enthält eine Rechnung Wartung und Instandsetzung zusammen, muss der Anteil getrennt werden, wenn Sie Kosten weitergeben.
Instandsetzung kann außerdem prüfpflichtig sein. Nach § 2 Abs. 9 BetrSichV können auch Instandsetzungsarbeiten eine prüfpflichtige Änderung sein, wenn sie die Sicherheit des Arbeitsmittels beeinflussen. Dann ist das Arbeitsmittel vor der nächsten Verwendung durch eine zur Prüfung befähigte Person zu prüfen (§ 14 Abs. 3), eine überwachungsbedürftige Anlage vor der Wiederinbetriebnahme (§ 15). Wer eine Reparatur beauftragt, sollte deshalb im Angebot klären, ob nach der Arbeit eine Prüfung fällig wird und wer sie bezahlt. Für Notdiensteinsätze gilt dasselbe wie für geplante Arbeiten: Auch wenn es schnell gehen muss, gehört ein Servicebericht mit Ursache, Arbeiten und Material dazu.
Worauf es ankommt
- Verlangen Sie vor größeren Reparaturen ein schriftliches Angebot mit Positionen, Stunden und Materialpreisen, außer bei Gefahr im Verzug.
- Lassen Sie sich die Ursache des Schadens nennen und getauschte Teile zeigen oder dokumentieren.
- Klären Sie, ob die Reparatur unter Gewährleistung, Garantie oder einen Vollwartungsvertrag fällt.
- Fragen Sie nach, ob vor der Wiederinbetriebnahme eine Prüfung nötig ist.
Angenommen, bei einem Aufzug meldet die Steuerung nach einem Defekt einen Fehler an der Schachttür. Die Servicefirma tauscht eine Komponente und berechnet einen Notdienstzuschlag. Der Betreiber fragt nach, ob nach dem Eingriff eine Prüfung vor der Wiederinbetriebnahme nötig ist, lässt sich den Servicebericht geben und trennt die Rechnung nach Instandsetzung und Wartung, damit die Betriebskostenabrechnung stimmt.
Im Wortlaut
„Zu den Betriebskosten gehören nicht: […] die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).“
„Notwendige Instandhaltungsmaßnahmen nach Satz 1 sind unverzüglich durchzuführen und die dabei erforderlichen Schutzmaßnahmen zu treffen.“