Jede Maschine, jeder Vertrag, eine Akte.

Das hängt vom Arbeitsmittel ab. Für die meisten Maschinen nennt die Betriebssicherheitsverordnung keine festen Fristen. Sie als Arbeitgeber legen in der Gefährdungsbeurteilung fest, welche Prüfungen nötig sind und in welchen Abständen, und lassen sie von einer zur Prüfung befähigten Person machen. Das ist jemand, der durch Ausbildung, Erfahrung und aktuelle Praxis die nötigen Kenntnisse hat. Maßstab sind Herstellerangaben, Einsatzbedingungen und bisherige Befunde. Zeigt eine Prüfung, dass die Anlage bis zum nächsten Termin nicht sicher läuft, muss die Frist neu festgelegt werden.

Für einzelne Gruppen gibt es feste Vorgaben. Krane prüft nach Anhang 3 mindestens jährlich eine befähigte Person, bei manchen Bauarten kommt ein Prüfsachverständiger dazu. Bei Druckanlagen entscheidet Anhang 2 Abschnitt 4 nach Druck und Volumen, ob eine zugelassene Überwachungsstelle oder eine befähigte Person prüft. Für Druckbehälter, die eine Überwachungsstelle prüft, gelten Höchstfristen von 2 Jahren für die äußere, 5 Jahren für die innere Prüfung und 10 Jahren für die Festigkeitsprüfung. Bei manchen Behältern entfällt die äußere Prüfung.

Elektrische Anlagen prüft eine Elektrofachkraft nach DGUV Vorschrift 3. vi liest die Fristen aus den Prüfberichten und trägt sie je Anlage in den Kalender ein.

Zuerst ein praktisches Problem: Die Anlage darf in dieser Zeit nicht mehr laufen. Arbeitsmittel, für die eine Prüfung vorgeschrieben ist, dürfen nur verwendet werden, wenn die Prüfung durchgeführt und dokumentiert wurde. Wer trotzdem weiterfährt, handelt ordnungswidrig.

Der Spielraum ist kleiner, als viele denken. Die Fälligkeit wird mit Monat und Jahr angegeben. Bei Aufzügen, bei Anlagen mit Explosionsgefährdung, bei Druckanlagen und bei den Arbeitsmitteln aus Anhang 3, etwa Kranen, gilt eine Prüfung noch als fristgerecht, wenn sie spätestens zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin stattfindet. Für andere Maschinen gibt es diese Toleranz nicht. Stand die Anlage zum Fälligkeitstermin still, darf sie erst nach der Prüfung wieder anlaufen.

Beim Bußgeld kommt es auf die Art der Anlage an. Wird die Prüfung eines gewöhnlichen Arbeitsmittels versäumt, droht nach § 22 Absatz 1 BetrSichV in Verbindung mit § 25 Arbeitsschutzgesetz ein Bußgeld bis 5.000 Euro. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen wie Druckbehältern und Aufzügen verweist § 22 Absatz 2 auf das Gesetz über überwachungsbedürftige Anlagen, dort reicht der Rahmen bis 100.000 Euro. Wer die Prüfung beharrlich unterlässt oder damit Leben gefährdet, kann sich strafbar machen. vi erinnert vor jeder Fälligkeit.

Zuerst bewerten Sie, wie schwer der Mangel wiegt. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen kennt das Gesetz drei Stufen. Bei einem gefährlichen Mangel darf die Anlage nicht betrieben werden, sie wird gekennzeichnet und läuft erst nach einer Nachprüfung wieder an. Bei einem sicherheitserheblichen Mangel setzt die Überwachungsstelle eine Frist, innerhalb der Sie die Nachprüfung beauftragen müssen. Tun Sie das nicht, informiert die Überwachungsstelle die Behörde. Geringfügige Mängel beseitigen Sie in angemessener Zeit, spätestens innerhalb eines Jahres.

Für alle anderen Arbeitsmittel gilt § 5 Absatz 2 BetrSichV: Mit Mängeln, die die sichere Verwendung beeinträchtigen, darf das Arbeitsmittel nicht weiterlaufen. Die TRBS 1201 regelt den Fall dazwischen. Ist das Arbeitsmittel heute noch sicher, aber nicht mehr bis zur nächsten Prüfung, vermerken Sie das in der Prüfaufzeichnung und treffen in angemessener Frist Maßnahmen, zum Beispiel den Mangel beseitigen, die Prüffrist verkürzen oder die Einsatzgrenzen reduzieren.

Praktisch braucht jeder Mangel drei Dinge: eine verantwortliche Person, einen Termin und einen Nachweis der Behebung, etwa den Servicebericht oder die Nachprüfbescheinigung. Beauftragen Sie die Behebung schriftlich und nennen Sie den Prüfbericht. vi macht aus jedem Mangel ein Ticket mit Frist und schließt es erst, wenn der Nachweis eingelesen ist.

Ein Servicevertrag sollte fünf Punkte klar regeln.

Erstens den Leistungsumfang. Er folgt den Herstellerangaben, die Sie nach § 10 BetrSichV ohnehin berücksichtigen müssen. Intervalle, Prüfpunkte und Verschleißteile gehören namentlich oder nach Aufwand hinein. Zweitens die Ausschlüsse. Instandsetzung, Verschleißteile, Anfahrt und Notdienst sollten ausdrücklich genannt sein, sonst entstehen Streit und Doppelrechnungen. Drittens die Zeiten. Reaktionszeit, Entstörzeit und Arbeitszeit vor Ort sind drei verschiedene Werte. Viertens das Personal. Das Gesetz verlangt fachkundige Beschäftigte oder geeignete Auftragnehmer mit vergleichbarer Qualifikation, lassen Sie sich diese Qualifikation nennen. Fünftens die Dokumentation. Zu jedem Einsatz gehört ein Bericht mit Datum, Arbeiten, getauschten Teilen, Betriebsstunden und Mängeln, und mit dem Hinweis, ob die Arbeit die Sicherheit der Anlage beeinflusst. Dann kann sie eine prüfpflichtige Änderung sein, und die Anlage muss vor der nächsten Verwendung geprüft werden.

Dazu kommen die kaufmännischen Punkte: Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist, Preisanpassung mit nachvollziehbarer Bezugsgröße, Stundensätze und Anfahrtspauschalen. Weisen Sie gesetzliche Prüfungen getrennt von der Wartung aus. vi liest diese Punkte aus allen Verträgen und stellt sie nebeneinander.

Die Dauer hängt vom Arbeitsmittel ab. Für Prüfungen nach § 14 BetrSichV muss das Ergebnis aufgezeichnet und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Bei überwachungsbedürftigen Anlagen sind Prüfaufzeichnungen und Prüfbescheinigungen während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort aufzubewahren, bei Kranen ebenfalls. Praktisch heißt das: Prüfberichte bleiben so lange in der Akte, wie die Anlage im Haus steht.

Die Aufzeichnung muss mindestens die Art der Prüfung, den Prüfumfang, das Ergebnis sowie Name und Unterschrift der befähigten Person enthalten, bei rein elektronischen Dokumenten die elektronische Signatur. Fehlt eine Angabe, ist die Aufzeichnung unvollständig, und auch das ist eine Ordnungswidrigkeit. Wird ein Arbeitsmittel an wechselnden Orten eingesetzt, muss am Einsatzort ein Nachweis der letzten Prüfung vorliegen. Elektronische Ablage ist zulässig.

In die Anlagenakte gehören außerdem die Gefährdungsbeurteilung mit Art, Umfang und Fristen der Prüfungen, die Betriebsanleitung und Konformitätserklärung des Herstellers, die Serviceberichte und die Belege, dass Mängel behoben wurden. vi ordnet jedes eingelesene Dokument der Anlage zu, damit die Akte vollständig bleibt, auch wenn Berichte aus drei Postfächern kommen.

Hier gelten zwei Maßstäbe, der alte und der neue. Nach der Betriebssicherheitsverordnung ist jede Maßnahme, die die Sicherheit eines Arbeitsmittels beeinflusst, eine prüfpflichtige Änderung, auch eine Instandsetzung kann dazu gehören. Dann muss eine befähigte Person prüfen, bevor die Maschine wieder eingesetzt wird. Außerdem müssen Sie beurteilen, ob Sie bei der Änderung Herstellerpflichten übernehmen. Das gilt heute schon.

Neu ist die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die im Januar 2027 die Maschinenrichtlinie ablöst. Sie definiert die wesentliche Veränderung ausdrücklich: eine vom Hersteller nicht vorgesehene physische oder digitale Veränderung nach der Inbetriebnahme, die eine neue Gefährdung schafft oder ein Risiko erhöht und deshalb zusätzliche Schutzeinrichtungen mit Eingriff in die Sicherheitssteuerung oder zusätzliche Maßnahmen für Stabilität oder Festigkeit verlangt. Wer sie vornimmt, gilt als Hersteller und muss die Konformität neu bewerten. Reparatur und Wartung, die die Übereinstimmung mit den Sicherheitsanforderungen nicht berühren, zählen nach den Erwägungsgründen nicht dazu.

Vor einem Steuerungstausch, einem Retrofit oder einem Software-Update an Sicherheitsfunktionen fragen Sie deshalb den Hersteller, bewerten schriftlich und aktualisieren die Gefährdungsbeurteilung. vi markiert Angebote und Berichte, in denen solche Umbauten vorkommen.

Drei EU-Verordnungen berühren jede vernetzte Anlage. Der Data Act gilt seit dem 12. September 2025. Er gibt Ihnen als Nutzer das Recht auf die Daten Ihrer vernetzten Produkte, wenn Sie nicht direkt darauf zugreifen können, und das Recht, sie an Dritte weitergeben zu lassen, etwa an eine freie Servicefirma. Die Pflicht, Daten schon ab Werk zugänglich zu machen, gilt allerdings nur für Produkte, die nach dem 12. September 2026 in Verkehr gebracht wurden. Bei älteren Anlagen hilft der Vertrag. Prüfen Sie Kauf-, Service- und Fernwartungsverträge auf Datenklauseln.

Der Cyber Resilience Act richtet sich an Hersteller. Seit dem 11. September 2026 müssen sie aktiv ausgenutzte Schwachstellen und schwere Vorfälle melden, alle übrigen Pflichten gelten ab dem 11. Dezember 2027. Für Sie als Betreiber folgt daraus ein Arbeitsauftrag. Halten Sie beim Kauf Unterstützungszeitraum und Update-Zusagen schriftlich fest, erfassen Sie Fernzugänge und vernetzte Komponenten je Anlage und lassen Sie Updates im Servicebericht dokumentieren. Wer ein Update einspielt, sollte aufschreiben, welche Version vorher und nachher lief und wer es freigegeben hat.

vi findet Datenklauseln und Update-Zusagen in den Verträgen und listet vernetzte Komponenten je Anlage.

Zuerst die Abgrenzung: Die neue Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853 gilt für Produkte, die ab dem 9. Dezember 2026 in Verkehr gebracht werden. Für ältere Produkte bleibt die bisherige Richtlinie 85/374/EWG maßgeblich. Neu ist unter anderem, dass auch Software als Produkt zählt und dass Updates und fehlende Updates eine Rolle spielen können, wenn sie der Kontrolle des Herstellers unterliegen.

Für Betreiber ist vor allem eine Regel wichtig. Wer ein Produkt außerhalb der Kontrolle des Herstellers wesentlich verändert und es dann in Betrieb nimmt, gilt als dessen Hersteller. Der Anspruch auf Schadensersatz steht natürlichen Personen zu, die durch das fehlerhafte Produkt verletzt werden. Für Sachen, die ausschließlich beruflich genutzt werden, gibt die Richtlinie keinen Ersatz. Ein Anspruch erlischt nach zehn Jahren, bei einem wesentlich veränderten Produkt gerechnet ab der erneuten Inbetriebnahme nach der Änderung.

Daraus folgt für die Praxis: Dokumentieren Sie jeden Umbau und jedes sicherheitsrelevante Update mit Datum, Umfang, ausführender Firma und Freigabe, und bewahren Sie diese Unterlagen mindestens so lange auf, wie Ansprüche möglich sind. Stimmen Sie Eingriffe in Sicherheitsfunktionen mit dem Hersteller ab.