Aufzug, Lüftung, Brandschutz: ein Gebäude, eine Akte.

Aufzüge prüft eine zugelassene Überwachungsstelle, nicht die Servicefirma. Die Hauptprüfung ist wiederkehrend. Die Frist legen Sie als Betreiber in der Gefährdungsbeurteilung fest, sie darf aber zwei Jahre nicht überschreiten. In der Mitte des Prüfzeitraums folgt die Zwischenprüfung, ebenfalls durch die Überwachungsstelle. Sie umfasst Sicht- und einfache Funktionsprüfungen der sicherheitstechnischen Einrichtungen und die Prüfung ausgewählter sicherheitsrelevanter Bauteile. Bei einer Frist von zwei Jahren liegt sie also etwa ein Jahr nach der Hauptprüfung.

Hält die Überwachungsstelle Ihre Frist für zu lang, verkürzen Sie sie in Abstimmung mit ihr. Sind Sie nicht einverstanden, entscheidet die Behörde. Auch bei Aufzügen darf eine Prüfung bis zu zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin liegen, ohne dass sie als verspätet gilt. In der Kabine muss deutlich sichtbar angebracht sein, in welchem Monat und Jahr die nächste wiederkehrende Prüfung fällig ist und wer prüft, in der Regel als Prüfplakette.

Nach einer prüfpflichtigen Änderung muss die Überwachungsstelle prüfen, bevor der Aufzug wieder fährt. vi liest den Prüfbericht und legt Hauptprüfung und Zwischenprüfung in den Kalender.

Drei Dinge liegen bei Ihnen, unabhängig von Wartungsfirma und Prüfstelle.

Erstens Notruf und Notfallplan. Im Fahrkorb muss ein Zweiwege-Kommunikationssystem wirksam sein, über das ein Notdienst ständig erreicht werden kann. Der Notfallplan muss mindestens enthalten: Standort der Anlage, Angaben zum verantwortlichen Arbeitgeber, Personen mit Zugang zu allen Einrichtungen, Personen, die Eingeschlossene befreien können, Kontaktdaten für Erste Hilfe, den voraussichtlichen Beginn einer Befreiung und die Notbefreiungsanleitung. Ändert sich eine Telefonnummer oder ein Ansprechpartner, ändern sich auch Plan und Aufschaltung.

Zweitens die regelmäßige Kontrolle auf offensichtliche Mängel. Das ist eine Sichtkontrolle durch eine eingewiesene Person, etwa den Hausmeister, nach einer festen Liste. Wie oft, legen Sie in der Gefährdungsbeurteilung fest, und das Ergebnis halten Sie am besten schriftlich fest.

Drittens die Instandhaltung. Sie richtet sich nach Art und Intensität der Nutzung. Ein stark genutzter Aufzug braucht mehr Aufmerksamkeit als einer, der selten fährt. Das gehört in den Wartungsvertrag und nicht in eine Pauschale. Außerdem darf der Triebwerksraum nur zugangsberechtigten Personen offenstehen, und im unmittelbaren Bereich der Anlage dürfen keine Einrichtungen sein, die den sicheren Betrieb gefährden.

Ein Vollwartungsvertrag deckt neben der Wartung auch Instandsetzung und Ersatzteile ab, und genau das ist der Haken für die Abrechnung. Betriebskosten sind nach der Betriebskostenverordnung die laufenden Kosten, die durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch entstehen. Ausdrücklich nicht dazu gehören Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also die Kosten, mit denen Mängel durch Abnutzung, Alterung und Witterung beseitigt werden.

Für den Aufzug nennt § 2 Nr. 7 als umlagefähig: Betriebsstrom, Beaufsichtigung, Bedienung, Überwachung und Pflege, die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Reinigung. Reparaturen und Teile stehen dort nicht.

Für die Praxis heißt das: Aus dem Vollwartungspreis muss der Anteil für Instandsetzung und Teile herausgerechnet werden, bevor der Rest auf die Mieter umgelegt wird, soweit der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Am saubersten ist ein Vertrag, der Wartung, Störungsbeseitigung und Teile getrennt ausweist. Fehlt die Trennung, bleibt nur die Schätzung, und die kann zu Streit führen. Achten Sie außerdem darauf, dass neben der Vollwartung keine Reparaturen berechnet werden, die der Vertrag schon abdeckt. vi trennt in Verträgen und Rechnungen Wartung von Instandsetzung und zeigt die Anteile je Gebäude. Die Abrechnung erstellen Sie.

Für Klimaanlagen in Gebäuden gelten zwei getrennte Pflichten.

Die erste ist die energetische Inspektion nach dem Gebäudeenergiegesetz. Sie betrifft Klimaanlagen und kombinierte Klima- und Lüftungsanlagen mit einer Nennleistung für den Kältebedarf von mehr als 12 Kilowatt. Die erste Inspektion ist im zehnten Jahr nach der Inbetriebnahme fällig oder nach der Erneuerung wesentlicher Bauteile wie Wärmeübertrager, Ventilator oder Kältemaschine, danach spätestens alle zehn Jahre. Sie lassen sie von einer berechtigten Person durchführen. Es gibt Ausnahmen, etwa bei Nichtwohngebäuden mit Gebäudeautomation nach § 56 Absatz 5.

Die zweite ist die Dichtheitskontrolle nach der F-Gase-Verordnung. Sie betrifft Anlagen mit fluorierten Treibhausgasen ab 5 Tonnen CO2-Äquivalent. Hermetisch geschlossene, entsprechend gekennzeichnete Einrichtungen unter 10 Tonnen CO2-Äquivalent sind ausgenommen. Das Intervall hängt von der Füllmenge ab: bis unter 50 Tonnen mindestens alle zwölf Monate, bei eingebautem Leckage-Erkennungssystem alle 24 Monate. Zwischen 50 und 500 Tonnen gelten sechs beziehungsweise zwölf Monate. Die Kontrolle führt zertifiziertes Personal durch.

Beide Pflichten sind unabhängig voneinander, die Termine lassen sich aber bündeln. vi liest Kältemittel und Füllmenge aus dem Anlagenbuch und leitet das Intervall ab.

Betreiber ist, wer die Anlage zu gewerblichen oder wirtschaftlichen Zwecken verwendet. Bei einem vermieteten Gebäude ist das in der Regel der Eigentümer. Die Betriebssicherheitsverordnung stellt ausdrücklich klar, dass auch solche Betreiber dem Arbeitgeber gleichstehen. Damit liegen die Pflichten für Prüfung, Mängelbeseitigung, Notruf und Instandhaltung bei ihnen.

Die Hausverwaltung übernimmt in der Praxis die Aufgaben: Prüftermine beauftragen, Servicefirmen steuern, Mängel veranlassen, Notdienst organisieren. Aufgaben lassen sich übertragen, die Pflicht, dass sie erledigt werden, bleibt beim Betreiber. Deshalb gehört in den Verwaltervertrag, wer was bis wann macht. Regeln Sie schriftlich, wer die Prüfberichte erhält, wer Mängelbehebungen bis zu welchem Betrag freigeben darf, wer bei einem Notruf erreichbar ist und wie schnell der Eigentümer über Mängel mit Frist informiert wird.

Das ist wichtiger, als es klingt. Prüfberichte gehen oft an die Verwaltung. Sieht der Eigentümer sie nicht, steht der Mangel beim nächsten Prüftermin wieder im Bericht. Ein gemeinsamer Überblick über alle Anlagen mit Fristen und Zuständigkeiten verhindert das. vi ordnet Prüfberichte und Mängel dem Gebäude zu und zeigt, wer was bis wann erledigen muss.

Zuerst die Begriffe. Bei der einfachen Wartung schuldet die Firma die regelmäßigen Wartungsarbeiten nach Herstellerangaben und Arbeitsplan, Störungsbeseitigung und Teile kommen extra. Die Vollwartung schließt Instandsetzung und Ersatzteile ein, meist mit Ausnahmen. Die Begriffe sind keine festen Rechtsbegriffe, entscheidend ist die Leistungsbeschreibung. Lesen Sie die Ausnahmeliste besonders genau, denn dort entscheidet sich, was im Schadensfall wirklich enthalten ist.

Klären Sie außerdem, wie oft gewartet wird und ob sich das nach der Nutzung richtet, denn das Gesetz verlangt Instandhaltung unter Berücksichtigung von Art und Intensität der Nutzung. Klären Sie, wer den Notruf entgegennimmt, welche Reaktionszeit bei Störung und bei Personenbefreiung gilt, was nachts und am Wochenende passiert und was das kostet. Fragen Sie nach, wer die Kosten trägt, wenn die Notrufübertragung wegen abgeschalteter Mobilfunknetze umgerüstet werden muss. Und lesen Sie, wie die Preisanpassung läuft und wann der Vertrag endet, wenn er sich still verlängert.

Preise sind nur vergleichbar, wenn die Leistung vergleichbar ist. Stellen Sie nebeneinander, was inbegriffen ist, wie viele Haltestellen und Fahrten die Anlage hat und wie alt sie ist. Ein niedriger Preis mit langer Ausnahmeliste ist selten günstig. vi liest Leistung und Preis aus jedem Vertrag und stellt sie gegen vergleichbare Anlagen.

Drei Änderungen betreffen Gebäude unmittelbar.

Erstens die F-Gase-Verordnung (EU) 2024/573. Seit dem 1. Januar 2026 ist die Verwendung von F-Gasen mit einem Treibhauspotenzial von 2.500 oder mehr zur Instandhaltung oder Wartung von Klimaanlagen und Wärmepumpen verboten. Aufgearbeitete oder recycelte Gase sind unter bestimmten Bedingungen noch bis zum 1. Januar 2032 erlaubt. Praktisch heißt das: Bei einer Leckage in einer älteren Anlage mit einem solchen Kältemittel dürfen Sie nicht einfach mit Neuware nachfüllen. Sie sollten Kältemittel und Treibhauspotenzial je Anlage kennen und die Umrüstung oder den Ersatz rechtzeitig planen.

Zweitens der Cyber Resilience Act. Gebäudeautomation, Zutrittssteuerung, Brandmelde- und Lüftungsregelung mit Netzanschluss sind Produkte mit digitalen Elementen. Hersteller müssen Schwachstellen über einen Unterstützungszeitraum von in der Regel mindestens fünf Jahren behandeln. Meldepflichten gelten seit dem 11. September 2026, alle übrigen Pflichten ab dem 11. Dezember 2027.

Drittens der Data Act. Er gibt Betreibern Anspruch auf die Daten ihrer vernetzten Anlagen und das Recht, sie an eine Servicefirma ihrer Wahl weitergeben zu lassen. Das ist relevant, wenn der Hersteller oder ein Servicepartner Betriebsdaten bisher für sich behält. Prüfen Sie in neuen Verträgen die Datenklauseln.