Sammlung aller Dokumente und Daten zu einer Anlage: Stammdaten, Verträge, Berichte, Rechnungen, Anleitungen, Historie.
Die Anlagenakte ist die Sammlung aller Dokumente und Daten zu einer Anlage: Stammdaten, Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, Pläne, Verträge, Prüf- und Serviceberichte, Rechnungen, Änderungen und die Historie von Mängeln und Reparaturen. Eine allgemeine Pflicht, eine Anlagenakte zu führen, gibt es nicht. Viele Einzelpflichten laufen aber darauf hinaus. Die Gefährdungsbeurteilung ist vor der ersten Verwendung zu dokumentieren (§ 3 Abs. 8 BetrSichV), Prüfergebnisse sind aufzuzeichnen und aufzubewahren (§§ 14 und 17), Betreiber von Kälteanlagen führen Aufzeichnungen je Einrichtung und bewahren sie mindestens fünf Jahre auf (Art. 7 F-Gase-Verordnung), und für Medizinprodukte gelten Medizinproduktebuch und Bestandsverzeichnis.
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je Dokument. Prüfaufzeichnungen bei Arbeitsmitteln sind mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzuheben, bei überwachungsbedürftigen Anlagen während der gesamten Verwendungsdauer am Betriebsort. Das Medizinproduktebuch ist nach der Außerbetriebnahme fünf Jahre aufzubewahren (§ 13 Abs. 3 MPBetreibV). Hersteller müssen technische Unterlagen und Konformitätserklärung nach der Maschinenverordnung mindestens zehn Jahre bereithalten (Art. 10 Abs. 3), nach dem Cyber Resilience Act ebenfalls (Art. 13 Abs. 13). Für den Betreiber ist die einfachste Regel: Was zur Anlage gehört, bleibt in der Akte, bis die Anlage außer Betrieb ist, und danach so lange, wie eine Pflicht oder ein möglicher Streit es erfordert.
Für Kosten, Haftung und Fristen ist die Akte der Hebel für alles andere. Wer nachweisen kann, wann welche Arbeit an welcher Anlage stattfand, prüft Rechnungen schneller, erkennt wiederkehrende Störungen und kann Ersatzinvestitionen begründen. Bei einem Betreiberwechsel, einem Verkauf oder einem Wechsel der Servicefirma wechselt die Akte mit. Liegt sie verstreut in Postfächern und Ordnern, zeigt sich das im Ernstfall als Lücke: Bei einer Behördenanfrage oder einem Schaden fehlt genau das eine Dokument. Wichtig sind eine eindeutige Zuordnung, am besten über die Seriennummer, und ein Stand, der erkennen lässt, ob das Dokument aktuell ist.
Worauf es ankommt
- Legen Sie für jede Anlage eine Akte an und nutzen Sie die Seriennummer als Schlüssel.
- Sammeln Sie Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, Gefährdungsbeurteilung, Verträge und Berichte an einem Ort.
- Ergänzen Sie nach jedem Einsatz Servicebericht, Rechnung und Befunde.
- Halten Sie Umbauten und Software-Änderungen mit Datum und Ausführendem fest.
- Übergeben Sie die Akte vollständig bei Verkauf oder Betreiberwechsel.
Angenommen, eine Behörde fragt an einem Standort nach den Prüfbescheinigungen eines Aufzugs. Der Betreiber hat Bescheinigungen, Servicenachweise und Konformitätserklärung in der Akte und kann sie sofort vorlegen. An einem anderen Standort fehlt die Konformitätserklärung. Er fordert sie beim Hersteller an und ergänzt die Akte, bevor die nächste Prüfung ansteht.
Im Wortlaut
„Der Arbeitgeber hat das Ergebnis seiner Gefährdungsbeurteilung vor der erstmaligen Verwendung der Arbeitsmittel zu dokumentieren.“
„Nach der Außerbetriebnahme des Produktes ist das Medizinproduktebuch fünf Jahre aufzubewahren.“
Regelwerke dazu
In vi
- Anlagenakte: Eine Anlage, eine Akte
- Service-Chat: Fragen an alle Dokumente, Antworten mit Quelle